Quioo, la plataforma CAE que ha desarrollado Quirónprevención, se postula como la solución más completa en la gestión documental de la seguridad laboral. La automatización de la información y todas las funciones que presenta esta herramienta hacen olvidar toda la carga administrativa que suponía el intercambio y la validación de documentos que exige la ley en la coordinación de actividades empresariales.
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Siempre que se trata el ámbito de la prevención o la seguridad laboral, la mayor parte de las ocasiones se habla sobre elementos de protección, formaciones y normativa aplicada a cuidar a los empleados de una organización. Siendo esto cierto, hay variables que se deben tener en cuenta como por ejemplo cuando concurren profesionales de varias organizaciones distintas en un mismo espacio de trabajo.
En este punto entra en escena la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), un procedimiento obligatorio por ley que establece el deber de cooperación en materia preventiva. Una parte importante de la CAE exige un intercambio de documentación entre empresas para garantizar la seguridad de todos los trabajadores y delimitar responsabilidades. Esta gestión documental es común en la relación empresa-cliente, proveedores-contratas. Y sí, al igual que otros muchos ámbitos, aquí la digitalización también se ha impuesto para facilitar estos trámites que a menudo suponían un rompecabezas para los responsables.
Quioo, la plataforma CAE que hace agiliza todo el proceso
Quirónprevención, empresa referente en seguridad y salud laboral, se ha propuesto terminar con las montañas de papel, los emails perdidos y una carga administrativa excesiva que consumía recursos humanos y generaba ansiedad por el riesgo de omisiones. A través de Quioo, desarrollo propio de esta entidad, la CAE pasa a convertirse en un activo estratégico para las empresas.
La automatización hace que este gestor documental sea el corazón de la seguridad en entornos laborales multifirma. Así lo dice la experiencia de quien ya ha integrado Quioo, así como los datos de actividad. Según Quirónprevención, su plataforma ya ha revisado más de 3 millones de documentos en un año y ha logrado una reducción del 80% en los tiempos de gestión. Solo con esto, queda claro cuál es el impacto de esta plataforma.
Quioo convierte la gestión documental en el corazón de la seguridad en entornos con múltiples empresas
CAE: de dónde venimos y hacia dónde vamos
El valor añadido que proporciona Quioo a una organización hace a esta solución una herramienta diferencial que cambia el paradigma en la CAE. Se pasa de hacer un seguimiento manual de las formaciones específicas de cada trabajador, evaluaciones de riesgos, aptitudes médicas, autorizaciones para el uso de maquinaria… a una optimización total e inteligente que además de garantizar el cumplimiento normativo, evita fallos e ineficiencias. Un error podía significar la entrada a las instalaciones de un trabajador sin la formación adecuada o sin la autorización para manejar maquinaria, con las graves consecuencias que ello conlleva en caso de accidente.
Quioo se presenta como una solución 360º que valida los documentos cargados por las empresas contratistas, verifica su vigencia y envía alertas en tiempo real para evitar caducidades. “Trabajo a diario con hasta diez plataformas distintas y la diferencia con QUIOO es notable”, afirma un Técnico Superior de Prevención de Riesgos Laborales del sector de la construcción.
Las funciones de Quioo
Muy indicada para todos los sectores y sin importar del tamaño de una compañía, la herramienta posee una serie de funciones pensadas para la coordinación total de las actividades empresariales. Una de ellas es la biblioteca documental unificada, en la que un cliente puede cargar sus documentos una única vez en Quioo para poder compartirlos con todas las empresas con las que trabaje.
Este servicio acaba con la duplicidad de esfuerzos y errores por versiones desactualizadas en el software. Al estar desarrollada por Quirónprevención, la plataforma está intrínsecamente ligada a su Servicio de Prevención Ajeno (SPA). Esto proporciona un flujo de información continuo y asesoramiento especializado integrado. Además, la solución es compatible con otras plataformas ERP y permite adaptar los procesos y los requisitos fundamentales, según las necesidades específicas de cada proyecto o cliente.
Otra de las características destacadas de Quioo es el control de accesos en tiempo real, quizás la funcionalidad más tangible. La plataforma se integra con sistemas de control de accesos (tornos, lectores de tarjetas, biométricos) de forma que un trabajador solo puede acceder a las instalaciones si su documentación en Quioo está completamente al día. El sistema puede verificar el estado mediante un código BIDI en el móvil del trabajador, registrando todas las entradas y salidas.
Aplicaciones en eventos y CAE Inversa
La versatilidad de Quioo le permite expandir su utilidad más allá de la gestión diaria de contratistas. En este sentido, se puede hablar de dos aplicaciones muy útiles que también hace única a esta plataforma CAE:
- Gestión de eventos: Ferias, congresos y eventos corporativos implican la concurrencia masiva de proveedores externos. Quioo centraliza la documentación de seguridad de todos ellos, asegurando el cumplimiento y facilitando la comunicación de medidas de emergencia.
- CAE inversa: Un servicio innovador donde Quioo actúa para facilitar el acceso de los trabajadores de su cliente a instalaciones de terceros. Es decir, se encarga de cargar y gestionar la documentación requerida en las plataformas de los clientes de su cliente, simplificando aún más la cadena de suministro.
Quioo gestiona la documentación en plataformas de terceros para agilizar toda la cadena
Información siempre segura
Otra de las claves que hay que mencionar en la operativa de esta plataforma es la seguridad. Operar con documentación sensible exige las máximas garantías y en este sentido Quioo está respaldada por certificaciones internacionales de rigor como la ISO 27001 (seguridad de la información), ISO 20000 (servicios TI), ISO 22301 (continuidad del negocio) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Con estas garantías en ciberseguridad, las corporaciones y administraciones públicas pueden operar con la tranquilidad de tener los datos protegidos.
Todos los detalles se han cuidado en este desarrollo que eleva a otra dimensión la gestión de seguridad y salud laboral en las organizaciones. Al automatizar lo administrativo, Quioo permite a las empresas focalizarse en lo esencial: fomentar una auténtica cultura de seguridad donde la protección de las personas sea el eje de todas las operaciones.
Con Quioo la gestión es 360º: validación, vigencias y alertas en tiempo real
El impacto de Quioo en el mercado
La eficacia de Quioo se puede cuantificar. Las estadísticas que maneja la plataforma dicen mucho sobre el impacto que ha ejercido la plataforma en el mercado:
- +1.000 clientes confían en ella, abarcando sectores críticos como la construcción, financiero, industria, energía, retail, y sanidad.
- 65.000 usuarios activos aprovechan sus ventajas diariamente.
- 3 millones de documentos son revisados y gestionados anualmente a través del sistema.
- 80% de reducción en el tiempo de gestión documental. Este es, posiblemente, el dato más impactante para cualquier director de operaciones o prevencionista, ya que libera horas de trabajo para tareas de mayor valor añadido.
El valor añadido que proporciona Quioo a una organización hace a esta solución una herramienta diferencial que cambia el paradigma en la CAE
