Gestionar viajes corporativos puede convertirse en algo complicado. Aún más cuando no utilizas las herramientas de tecnología a tu favor. Coordinar pagos con el departamento de finanzas, encargarse del transporte, poder estar en comunicación en todo momento pueden resultar obvias, sencillas en teoría pero más complicadas en la práctica.
Este año el sector turístico está reactivándose y con él, todas aquellas herramientas que funcionen para hacer de esos viajes, más simples, sencillos y placenteros. De acuerdo con la Organización Internacional del Turismo las llegadas de turistas internacionales en todo el mundo aumentaron más del doble (+130%) en enero de 2022 comparado con 2021.
Es por esto que nos hemos encargado de mostrarte 5 formas diferentes de simplificar la gestión de viajes empresariales. Para poder empezar, pensamos en herramientas digitales útiles al momento de viajar.
Herramientas digitales para gestionar viajes corporativos
1. Dispositivo con eSIM
La comunicación del futuro.
Una nueva e innovadora manera de ayudar a los viajeros con sus comunicaciones. Airalo es una startup que funciona con eSIM, es decir, una SIM pero electrónica. Al descargar la app en tu smartphone podrás elegir pagar servicios de internet en el país donde estés sin necesidad de comprar servicios super costosos en otro país o tener que cambiar entre muchas SIM, sino comprar el servicio desde $4 USD sólo entrando a la app.
Aunque las eSIM sigue siendo algo muy nuevo y no está disponible para todos los dispositivos o todos los países, ya existen algunos que pueden funcionar de esta manera, como por ejemplo los Iphone XR y modelos posteriores, Samsungs o dispositivos Huawei de gama alta usualmente pueden utilizar la app, sin embargo te recomendamos que investigues si tu dispositivo es compatible con la app antes de hacer cualquier pago.
Esta puede ser la solución para mantener activa la comunicación con aquellos que están de viaje sin que exista una gran inversión y de manera sencilla, muy simplificada como descargar una app y pagar con tu cuenta de banco en la plataforma y el viajero podrá tener buena comunicación con el trabajo y la familia en todo momento.
Se espera que cada vez más seguido los smartphones vengan con esta eSIM integrada, sin embargo aún hay resistencia por parte de las telefonía para que esto se vuelva común en la tecnología, sería el futuro de las comunicaciones sin cambiar físicamente por otros, pero aún le falta un largo camino por recorrer para llegar a ser una normalidad.
Fuente
2. Edúcate
Aprender es el primer paso para el éxito.
Una buena forma de desarrollar soluciones y simplificaciones es educarte con respecto a cosas que se te hacen más complicadas, en este caso, recomendamos la guía de gestión de viajes de empresa de TravelPerk. La guía podrá ayudarte a gestionar y desarrollar los viajes empresariales. Que te enseñará:
- Cómo satisfacer las necesidades de todas las personas relacionadas con tu empresa, desde los viajeros hasta el equipo directivo pasando por el personal de Finanzas o de Administración.
- Los 5 pasos necesarios para modificar la forma de gestionar los viajes a fin de reducir el estrés y ahorrar dinero.
Todo esto desde puntos de vista financieros, administrativos y de tomadores de decisiones, sin micro manejar a los que viajan. Sabemos que la facturación, administración de recursos y los permisos pueden ser complicados, sobre todo si las políticas de viaje son muy específicas y no flexibles.
En este caso, la guía funcionará para obtener conocimiento sencillo de aplicar y poder llevar a cabo un viaje empresarial de forma más simple para todos, quienes administran y los que viajan.
La educación continua y la orientación te ayudará a tomar decisiones más informadas y fundamentadas en la empresa, busca capacitación para tu equipo varias veces al año.
3. Organización
Todas tus facturas, en un sólo lugar.
La rendición de cuentas es una de las realidades más comunes en los viajes empresariales, la administración y el área de finanzas deben de proponer los límites de ese viaje y asegurarse de que el viajero siga esas políticas empresariales.
Para llevar un buen control de ellas, existen aplicaciones como Expensify, que se encargan de controlar tus gastos y reunir las facturas de todo tu viaje, además de categorizarlas de acuerdo al tipo de gasto que tuviste, resumiendo todo esto finalmente en una gráfica. De esta manera hacer los reportes en la oficina será mucho más sencillo luego de haber regresado.
Todo esto de forma gratuita por medio de una app disponible para iOS y Android por igual.
Para las empresas suele ser importante además de medir los recursos financieros los resultados finales a raíz de la inversión de esos recursos por lo que es esencial poder hacer esta relación de manera sencilla.
Usualmente estos viajes se realizan con el objetivo de mejorar el trabajo en diferentes áreas y familiarizarse con diferentes equipos y clientes presentes dentro de la empresa. Evaluar las gráficas de los gastos y contrastarlos con los resultados laborales puede ayudar a medir resultados reales con los viajes empresariales.
4. Vuelos Inteligentes
Tus boletos a un sólo clic.
Una forma mucho más sencilla de asegurar tu organización y el estado de tus vuelos, es el check-in en línea. Debido a la pandemia este servicio se convirtió en uno mucho más utilizado por los viajeros debido a que te permite ahorrarte filas y tiempo para llegar a tu puerta de embarque.
Para poder hacer el check-in de tu vuelo en línea debes entrar a la página web de la empresa, buscar en donde puedas gestionar tus reservas y en cuestión de minutos tendrás tus tarjetas de embarque a tu nombre, de esta manera no será necesario hacerlo en el aeropuerto y sólo tendrás que pasar por los filtros de seguridad una vez estando adentro de la institución.
Esta es una solución innovadora y que con el paso del tiempo se vuelve una opción más común para hacer tus procesos al momento de viajar, a parte de permitirte tener toda la documentación de forma digital, mucho más sencilla de compartir con la empresa una vez hayas hecho el check-in.
5. Hoteles Automatizados
El hospedaje con el internet de las cosas
Al igual que los vuelos, los hoteles también comienzan a aplicar las funciones del check-in y check-out de manera digital para poder reducir el contacto entre los huéspedes, estas opciones dependen del tipo de hotel en el que se hospede, pero esto, se irá convirtiendo en una necesidad para cualquier hotel, no sólo por lo pandemia, sino también por lo cómodo y sencillo que se vuelve para el usuario.
Ahora, no solamente buscan hacer el proceso de registro in y out del hotel, sino también utilizar desde el smartphone el elevador, control de las luces, uso del tv y la mayor cantidad de cosas dentro del hotel que ayuden a reducir el contacto con las superficies de la habitación y espacios públicos.
Esto ayudará, al igual que en el caso de los vuelos, tener la justificación digital de los lugares donde se hospeden, pero además brindará una experiencia mucho más innovadora y segura con respecto a la sanidad.
Recomendaciones
Es importante mantenerse al día con las startups que día a día buscan solucionar y simplificar los procesos. La automatización se está convirtiendo en algo más común y necesario con respecto a la evolución de la tecnología.
Además de esto, hay algunas recomendaciones que te pueden servir para la gestión de viajes:
- Busca información en buenos portales que te pueden ayudar a mantener actualizados sobre programas y apps a tu equipo como puede ser TechCrunch. Una página web especializada en noticias de tecnología, startups y economía en un sólo lugar, es de paga pero puedes ver los titulares y leer hasta 3 noticias por día.
- Mantén la comunicación constante entre tu equipo, uno de los problemas más comunes al momento de gestionar viajes es no tener las herramientas de comunicación adecuadas .Supervisa la comunicación de tu equipo y asegúrate de que sus procesos los están ayudando en vez de perjudicarlos al momento de gestionar un viaje.
- Busca las mejores opciones para realizar tu viaje, comparar precios es necesario, pero también pensar en los beneficios del viaje y evaluar o comparar posibles resultados y necesidades de ese viaje que se planea.
- Crea la posibilidad de que tus empleados puedan expresarse libremente sobre el viaje en cuestión ¿Les gustaría ir? ¿Se sentirán cómodos con el trabajo? ¿Ellos creen que es la mejor manera de hacer el trabajo?
Estas recomendaciones probablemente te ayuden a planear mejor cualquier viaje empresarial además de buscar hacer todo el plan de manera más simple y efectiva.
A veces lo sencillo, es mucho más impactante.
