La irrupción de internet y las nuevas tecnologías han modificado drásticamente los hábitos y costumbres de compra de las personas. El número de transacciones que se realizan online crece periódicamente y esta tendencia no parece que vaya a cambiar.

Ligado al cambio en el modo en que se realizan las compras, también está el incremento de las exigencias por parte de los clientes y de la competencia.

En un mercado en continua evolución, es muy fácil relajarse y quedar obsoletos. Los clientes quieren empresas que les ofrezcan facilidades y no dudarán en elegir otra opción de la competencia si la nuestra no les convence.

La digitalización de las empresas ha dejado de ser una opción y se ha convertido, por tanto, en algo imperativo para la propia supervivencia del negocio.

No hay que temer, aún hay tiempo de actualizarse y subirse al carro del mundo digital. Sin embargo, cuanto antes empecemos, antes veremos los resultados. A continuación iremos más a fondo sobre el concepto de digitalización empresarial y te explicaremos como hacer para llevar a cabo este proceso en tu empresa.

Digitalización empresarial: concepto y aplicación

¿En qué consiste la digitalización empresarial?

La digitalización empresarial o transformación digital de la empresa consiste en modificar y actualizar los procesos de producción de una empresa a través del uso de herramientas digitales y nuevas tecnologías.

De este modo, se intenta optimizar el proceso de producción ya existente, aumentar la satisfacción de los clientes, la productividad y la comodidad de los trabajadores.

Sin embargo, no se trata solamente de implementar nuevas herramientas tecnológicas. La verdadera digitalización empresarial implica una modificación de base tanto en la estructura de la empresa como en el modelo de negocio.

Es decir, la digitalización debe ser completa, de lo contrario simplemente se está poniendo un parche o actualizando parcialmente la empresa como tal.

La cultura y filosofía empresarial debe cambiar y adaptarse a las nuevas tecnologías para que realmente la digitalización sea real y tenga sentido. Es necesario empezar a pensar en digital y planificar los próximos objetivos y movimientos para alcanzarlos teniendo en mente las herramientas y el nuevo mercado digital.

Esto nos ayudará también a ofrecer un mejor servicio para los clientes y conseguir un grado de satisfacción mayor. Ponernos en su lugar también es clave a la hora de transformar digitalmente nuestra empresa.

Beneficios de la digitalización empresarial

Obviamente la digitalización de una empresa es una práctica que se lleva a cabo esperando resultados positivos. Si bien nada nos asegura el éxito, sí que podemos afirmar que la transformación digital bien realizada puede traer los siguientes beneficios:

1.   Mayor alcance

Las posibilidades de un negocio digital son infinitamente mayores respecto a las de una empresa analógica. Las barreras idiomáticas y geográficas apenas existen en el mundo digital.

Una página web o tienda online puede estar traducida en varios idiomas y ser visitada por personas de todo el mundo. Además, con el estado actual de la mensajería y paquetería nacional e internacional, los clientes pueden recibir sus pedidos en pocos días. Por tanto, su alcance es definitivamente mayor.

Todo eso sin mencionar las estrategias de marketing y publicidad que pueden hacer que una persona del punto opuesto del globo pueda visualizar un anuncio de nuestra empresa y conocer nuestros productos.

En definitiva, las posibilidades de negocios que nos ofrece el mundo digital son casi infinitas y definitivamente justifican una transformación hacia lo digital.

2.   Automatización, flexibilidad y productividad

Como mencionamos anteriormente, la digitalización implica el uso de nuevas herramientas digitales que nos pueden ayudar a mejorar los procesos internos de nuestra empresa. Se trata de algo más que simplemente trasvasar y digitalizar datos y procesos.

Estas nuevas herramientas pueden aumentar notablemente la productividad de nuestra empresa a la vez que mejoran el día a día de los trabajadores.

Muchas ofrecen softwares que automatizan procesos, haciendo que se ahorre tiempo y se libere a los trabajadores de la carga de trabajo. Pudiendo así producir más en menos tiempo, mejorando la productividad sin que aumente el descontento de la plantilla.

Cuando hablamos de digitalizar toda la estructura, no nos referimos solamente a las actividades productivas. La gestión también debe implicarse y actualizarse. Programas como los ERP, CRM o CMS son vitales para la digitalización de la gestión de una empresa.

Si no sabes qué es un CRM o cualquier otra de las siglas mencionadas anteriormente, significa que aún tienes mucho camino por recorrer.

Otro de los beneficios que ofrece el uso de este tipo de herramientas es que muchas funcionan en la nube. Esto quiere decir que podemos utilizarlas y consultarlas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Esto es, en parte, el elemento clave que ha permitido y aún hoy permite a muchas empresas trabajar de forma remota. Las empresas ya digitalizadas no tienen inconvenientes ni obstáculos a la hora de modificar sus hábitos y empezar a trabajar de forma remota o híbrida.

3.   Ahorro de costes

La conclusión lógica que se puede extraer del punto anterior es que la digitalización y el uso de nuevas herramientas que automatizan procesos nos permitirá reducir los costes de producción.

Sin embargo, es importante destacar que no se trata de algo automático. Por el contrario, al principio tendremos que realizar un desembolso tanto por estas nuevas herramientas como por la formación necesaria para utilizarlas.

Debemos verlo como una inversión para el futuro de nuestra empresa. Si elegimos las herramientas adecuadas y sabemos cómo utilizarlas, en poco tiempo veremos nuestra inversión amortizada y empezaremos a ver como el coste de producción se reduce a la vez que la productividad general aumenta.

4.   Mayor satisfacción de los clientes

Los cambios, aunque sean en su mayoría internos, no afectan solamente a la empresa y a su plantilla. Los clientes también, indirectamente, serán quienes se verán beneficiados por esta transformación digital.

Recibirán cada vez un servicio mejor y de mayor calidad, más eficaz e inmediato, gracias a la aplicación de herramientas digitales que permiten este cambio positivo.

Además, siguiendo el hilo del punto anterior, podrán también beneficiarse de un coste menor. Esto ya de por sí nos hace más competitivos, pero si le añadimos un servicio de calidad, los clientes no dudarán en repetir y aconsejarnos a sus conocidos.

¿Cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización empresarial?

El proceso para digitalizar una empresa variará en base a muchos factores: la plantilla, la actividad, el grado de digitalización, etc.

Sin embargo, hay ciertas cuestiones que son comunes y recomendables para toda empresa que quiera embarcarse en la tarea de digitalizarse:

• Estudiar y analizar la situación de la empresa: hay que ser objetivo, analítico y conocer a fondo los procesos de la empresa. Solamente así podremos realmente tener un punto de partida real y tomar decisiones en base a ello.
• Estudia las opciones del mercado: Una vez que sabemos como funciona la empresa, debemos ver cuál de las herramientas que nos ofrecen pueden servir. Es necesario un estudio a fondo, ya que elegir la primera que encontremos puede resultar en más problemas que beneficios.
• Fórmate y forma a la plantilla: de nada sirve una herramienta a la cual no se le saca todo el partido. Para esto es necesario que todos estén formados y sepan cómo utilizar cada nueva herramienta. Además, la gerencia debe estar en continua actualización buscando nuevos programas que puedan asistirnos y mejorar los actuales.
• Seguimiento y opiniones: Una vez implementadas las mejoras, no podemos pensar que ya hemos terminado. Es solo el principio. Debemos analizar los resultados, compararlos con los anteriores y ver si efectivamente ha habido mejoras o tomar medidas y ajustar los procesos. Además, es importante escuchar las opiniones e impresiones tanto de la plantilla como de los clientes para tener puntos de vista nuevos.

Sea del tipo que sea tu empresa, estos puntos seguramente te servirán para tener una idea de cómo empezar el proceso. No tengas miedo a pedir ayuda o acudir a expertos en la materia para que te asistan.

Siempre es mejor pedir ayuda antes de empezar para hacer las cosas bien desde el principio, que una vez que ya el daño está hecho y sea irreparable.

Conclusión

Esperamos que, llegado a este punto, tengas un poco más claro de qué es la digitalización empresarial y porqué es algo que tiene que plantearse en caso de que tu empresa funcione aún de forma analógica.

Es imposible hacer futurología sin especular, pero las tendencias y el reciente avance tecnológico indican que aquellas empresas que no se digitalicen y se adapten a los tiempos que corren, tienen muy pocas probabilidades de sobrevivir a mediano plazo.

Por eso es importante empezar cuanto antes y lanzarte al mundo digital. Es un proceso que necesita mucha dedicación e implicación pero que no tardará en dar los resultados esperados.