Los 11 fundamentos de una estrategia de teletrabajo efectiva

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11 preguntas y respuestas clave para que el teletrabajo sea un éxito en tu empresa.

Todo hace indicar que el teletrabajo seguirá siendo una herramienta clave en las distintas fases de desescalada que ha previsto el Gobierno. Todavía hoy existen muchas compañías y trabajadores que se encuentran algo perdidos a la hora de gestionar esta modalidad laboral. Para que el proceso no se convierta en una quimera, EffiWork, la solución de gestión de productividad de WorkMeter, hace una serie de recomendaciones acerca de cómo diseñar una política de teletrabajo eficaz.

“Muchas de las empresas que han adoptado el teletrabajo durante el estado de alarma no han formalizado una política con objetivos claros desde el inicio con el fin de evitar malos entendidos y garantizar el éxito del proyecto. Y esto es un problema, porque si se hace bien el teletrabajo puede ser una herramienta muy beneficiosa en términos de satisfacción laboral, ahorro de costes y productividad. Pero para eso se necesita un marco de actuación que sea compartido por todos los implicados”, señala Joan Pons, Ceo de EffiWork y Workmeter.

11 preguntas y respuestas para adoptar eficazmente el teletrabajo

¿Mi empresa puede hacerlo? Lo primero que hay que detenerse a pensar es en si la actividad a la que se dedica mi empresa permite teletrabajar y en qué medida. Es evidente que una empresa de fabricación tiene menos posibilidades de volcar sus tareas al teletrabajo que una de servicios. Pero seguramente sí podrá diseccionar su actividad en puestos, funciones y tareas, y probablemente ese análisis arroje la conclusión de que sí hay un cierto margen para el teletrabajo. Otro matiz importante sobre el que conviene reflexionar es si no hago teletrabajo porque no puedo o porque no aun cuento con los elementos o la mentalidad necesarios para hacerlo.

¿Qué ventajas e inconvenientes me ofrece? Hacer la típica lista de pros y contras puede resultar útil antes de arrancar el proyecto. En la lista de pros habrá elementos temporales (“mantenerme a flote hasta que todo eso pase”, “reducir la ocupación de la oficina durante la desescalada”) y otros más permanentes (“facilitar la conciliación de mis empleados”, “ahorro de costes”, “acelerar la digitalización de la compañía”, “aumentar la productividad”). Son estos últimos en los que más conviene fijarse a la hora de responder a la pregunta fundamental de “¿por qué quiero teletrabajar?”.

¿Qué opinan los empleados? Una medida de estas características no puede ser implantada unilateralmente. Hay que preguntar a los empleados y escuchar sus opiniones. Solo así sabremos qué obstáculos y apoyos podemos esperar encontrar durante la implantación, cuáles de esos empleados pueden ejercer de embajadores del proyecto ante sus compañeros y qué nuevos argumentos de venta interna podemos utilizar. Los empleados también pueden aportar nuevas ideas y señalar factores que han podido pasar por alto los responsables del proyecto, así como dar un  feedback continuo de la marcha del proceso.

¿Qué equipos y aplicaciones necesito? Antes de lanzarse a navegar necesitamos asegurarnos de que hay barco para la travesía. Tendremos que analizar qué equipos informáticos y con qué configuración, así como qué aplicaciones concretas necesitan nuestros empleados para poder desarrollar su trabajo desde sus domicilios. Este apartado incluye elementos como red wi-fi o herramientas y dispositivos para las comunicaciones.

¿Cumplo con las medidas de ciberseguridad apropiadas?Otro aspecto fundamental es garantizar la seguridad para evitar problemas de ciberdelincuencia, filtración o pérdida de datos o vulnerabilidad de los equipos. Entran en este apartado entran elementos como antivirus, redes seguras, redes internas, almacenamiento en la nube, contraseñas, aplicaciones SaaS, etc.

¿Tengo objetivos claros y medibles? Los teletrabajadores necesitan objetivos claros, concretos y alcanzables que les sirvan de guía.  Establecer, por tanto, esas metas, tanto intermedias como finales, es la única manera de que tenga éxito. Además, esos objetivos deben ser medibles y revisables, ya que lo que no se mide no se puede mejorar. La supuesta fama de improductivo del teletrabajo queda desmontada cuando existen herramientas y sistemas de medición de resultados. Los sistemas de medición no solo hacen visible del teletrabajo en términos de productividad, sino que es una importante fuente de mejora continua y resolución de problemas, tanto para los managers como para los propios trabajadores.

pautas para mejorar el teletrabajo

¿Tengo procedimientos claros? Uno de los puntos más importantes del éxito de una política de teletrabajo es que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer en cada momento. Desde cómo realizar las tareas, hasta cómo comunicarse con compañeros, jefes y clientes, cómo reportar una incidencia, hacer una consulta o introducir datos en el sistema. Los teletrabajadores no tienen sentado al lado a un compañero al que consultar una duda. Por eso es importante fijar procedimientos claros que les ayuden a funcionar con autonomía sin perder alineamiento con los objetivos de la organización.

¿Tengo la formación necesaria? Teletrabajar no es tan sencillo como mandar a la gente a su casa. Se necesita conocer las particularidades de esta forma de trabajar, no sólo a nivel técnico, sino también en otros aspectos como la gestión del tiempo, los sistemas y habilidades de comunicación o la manea de reportar a jefes o alimentar el sistema de datos.

¿Tengo la cultura adecuada. La formación más completa y las herramientas técnicas más avanzadas no servirán de nada si chocan con una cultura empresarial que no esté alineada con las bases del teletrabajo: autogestión, responsabilidad repartida, dirección por objetivos o mandos más centrados en la coordinación y la dinamización de equipos que en el control son algunos de esos rasgos.

¿Tengo en cuenta la prevención de riesgos laborales. Antes de mandar a los trabajadores a sus casas, hay que asegurarse que cuentan con los elementos mínimos de seguridad personal en el espacio de trabajo, como asiento  ergonómico, elementos de iluminación y ventilación, etc. También  hay que proporcionarles información general y consejos sobre normas de seguridad, postura, horas seguidas frente al ordenador, etc. Por último, es muy importante que se tomen las medidas necesarias para garantizar el derecho a la desconexión digital de estos colaboradores remotos. 

¿Es una opción de futuro? La prueba del teletrabajo durante esta crisis sanitaria es una oportunidad para que las empresas que no lo tenían implantado testen sus ventajas y lo puedan incorporar en alguna medida a sus procesos futuros. Y también para que las que ya tenían experiencias previas lo escalen a toda a organización. Estos resultados pueden servir para diseñar modelos que combinen trabajo en remoto y presencia de la mejor manera posible.

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