Si no se hubieran producido retrasos sobre la entrada en vigor de Verifactu, hoy las empresas estarían facturando a través de este sistema en España. Por falta de cultura, desconocimiento y el caos que podría generarse entre las pymes, la administración decidió retrasar su oficialidad hasta octubre de 2027 para ciertas entidades.
Es decir, aún queda un año como mínimo para este importante cambio en el sistema de facturación de negocios, tiempo suficiente para poder implantarlo, entender y lo que es más importante… asumirlo. Para ello, lo primero que deben conocer son las diferencias entre Verfifactu y la facturación electrónica B2B actual. Cegid comparte cuáles son tales diferencias, su filosofía y dónde empieza y termina cada obligación.
Dos normativas con objetivos diferentes: diferencias entre Verifactu y la facturación electrónica B2B
La primera diferencia está en el origen y la finalidad de cada regulación. Verifactu se enmarca en la Ley Antifraude, impulsada por el Ministerio de Hacienda. Su propósito es reforzar el control sobre los registros de facturación y garantizar que la información generada por los sistemas informáticos sea íntegra, trazable e inalterable.
La factura electrónica B2B, por su parte, responde a la Ley Crea y Crece, promovida por el Ministerio de Economía. Su objetivo va más allá de asegurar la fiabilidad de los registros: pretende digitalizar las relaciones comerciales entre empresas, mejorar la transparencia sobre los plazos de pago y contribuir a reducir la morosidad. Se trata, por tanto, de una transformación que afecta a la forma en que las compañías intercambian, reciben y gestionan sus facturas.
También difiere el colectivo empresarial al que se dirigen y el calendario previsto para su aplicación. Las compañías con un volumen de operaciones superior a los ocho millones de euros deberán implantar la factura electrónica B2B a partir de octubre de 2027, según el calendario recogido en la información de Cegid. Sin embargo, muchas de estas empresas no estarán sujetas a Verifactu, al encontrarse ya dentro del ámbito del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) de la Agencia Tributaria por superar los seis millones de euros de volumen de operaciones.
Para las pymes con un volumen inferior a ocho millones de euros y los autónomos, el periodo de adaptación será más amplio. La coordinación anunciada de los plazos de Verifactu con el despliegue de la factura electrónica B2B sitúa en octubre de 2028 la convergencia de ambas obligaciones para las empresas afectadas. Los trabajadores por cuenta propia y las personas físicas dispondrán de plazo hasta octubre de 2029.
Del registro de facturas al control de todo el proceso
Las diferencias normativas se trasladan directamente a los sistemas tecnológicos. En el caso de Verifactu, la adaptación se concentra principalmente en los programas informáticos de facturación y en su capacidad para cumplir los requisitos técnicos establecidos por Hacienda. Entre ellos figuran la incorporación de códigos QR en las facturas y el encadenamiento de los registros mediante una huella digital o hash, mecanismos destinados a reforzar la integridad y conservación de la información.
La factura electrónica B2B plantea un cambio más transversal. No se limita a determinar cómo se genera y registra un documento, sino que afecta a las distintas etapas de su gestión. La emisión y recepción de facturas se complementan con la comunicación de los estados posteriores: aceptación, rechazo, pago, cobro o impago.
Esta amplitud puede exigir modificaciones en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), así como en las herramientas utilizadas por los departamentos financieros y de compras. También repercute en la relación con clientes y proveedores y en los procedimientos internos de gestión de facturas, cobros y pagos. La utilización de formatos estructurados y la interoperabilidad entre plataformas se convierten, en este contexto, en aspectos esenciales para que la información pueda circular de forma automatizada entre las organizaciones.
Por eso, la adaptación a la factura electrónica B2B puede requerir una revisión más profunda de los procesos que la adecuación técnica asociada a Verifactu. Las empresas tendrán que comprobar no solo si sus programas cumplen los requisitos legales, sino también si sus distintas herramientas pueden intercambiar información y mantener una gestión coordinada de las operaciones comerciales.
Una obligación regulatoria que también puede mejorar la gestión
Cegid considera que el cumplimiento de ambas normativas puede convertirse en una oportunidad para mejorar la eficiencia de las organizaciones. En el caso de autónomos y pequeñas empresas, Verifactu puede facilitar un mayor control sobre los registros de facturación, al proporcionar información más trazable, íntegra y fiable sobre los documentos generados.
La factura electrónica B2B, por su parte, puede aportar ventajas que afectan a un ámbito más amplio de la gestión empresarial. La automatización de tareas, la reducción de errores y un seguimiento más preciso de las cuentas pendientes de cobro y pago pueden contribuir a agilizar los procesos administrativos y financieros. No obstante, el alcance de estos beneficios dependerá de la integración de las soluciones tecnológicas con los sistemas y procedimientos que ya utiliza cada compañía.
«Más allá de los plazos y las obligaciones normativas, las empresas deben entender este proceso de digitalización como una oportunidad para revisar sus procesos, mejorar la eficiencia y avanzar hacia una gestión más conectada. Prepararse con antelación no solo facilita el cumplimiento regulatorio, sino que también permite aprovechar los beneficios que esta transformación digital puede aportar a la empresa», señala Isidro Velis, director de Producto y experto en normativa legal de Cegid en España.
