En este post damos algunas pautas sobre cómo reunirse de forma segura a través de Zoom, mantener el cumplimiento de políticas de seguridad y llevar acabo reuniones productivas e interactivas.
Un caso de éxito que se ha destapado durante el Estado de Alarma en España (y a nivel global) es la aplicación de Zoom para reuniones virtuales personales y profesionales.
Lo cierto es que el número de usuarios ha crecido como la espuma y en algún momento se generaron dudas sobre la seguridad de esta plataforma.
Para disipar esta incertidumbre, hay que decir que Zoom dispone de varios mecanismos para organizar de forma segura las reuniones online, incluyendo reuniones de directivos, organizaciones sin ánimo de lucro, agencias gubernamentales y otras entidades.
Pautas de seguridad para sesiones de trabajo con Zoom
Establecer una contraseña: Siempre es una buena idea asegurar cualquier reunión con una contraseña para que sólo los invitados con contraseña puedan unirse a la reunión. Las contraseñas pueden establecerse para reuniones individuales o pueden habilitarse a nivel de usuario, grupo o cuenta para todas las reuniones.
Recientemente Zoom ha actualizado la configuración y los requisitos de las contraseñas.
Requerir autenticación: Cuando se permite que sólo se unan usuarios autenticados, deben tener una cuenta de Zoom y estar registrados para unirse a una reunión. La autenticación ayuda a garantizar que sólo los asistentes autorizados puedan unirse a la reunión en Zoom.
Requerir un registro: Con Zoom, se puede pedir a los invitados que se registren con antelación con su nombre, correo electrónico e información adicional. Esto proporciona una capa de seguridad para la reunión sin obligar a los participantes a tener una cuenta de Zoom.
Habilitar salas de espera: La sala de espera es una gran recurso para proteger cualquier reunión porque es una zona de espera virtual que evita que la gente se una hasta que sea admitida. Los anfitriones y coanfitriones de las reuniones pueden admitir a todos desde la sala de espera de una sola vez o individualmente.
Para los invitados que deseen llamar por teléfono, es posible obtener con antelación el número de teléfono que utilizará. Los anfitriones y co-anfitriones sólo pueden ver a los usuarios por sus números de teléfono, y de esta manera, pueden admitir desde la sala de espera sólo a los usuarios que estaban esperando.
Añadir marcas de agua: Los anfitriones pueden habilitar dos tipos de marcas de agua de Zoom, para ayudar a proteger la privacidad de la información confidencial compartida durante una reunión:
- Las marcas de agua de imagen en una pantalla compartida superponen una imagen, que consiste en una porción de la propia dirección de correo electrónico de un participante de la reunión, en el contenido compartido que están viendo y el vídeo de la persona que está compartiendo su pantalla.
- Las marcas de agua de audio incorporan la información de un usuario como una marca inaudible en cualquier grabación fuera de línea de una reunión. Si el archivo de audio se comparte sin permiso, Zoom puede ayudar a identificar qué participante grabó la reunión.
Bloquear la reunión: Después de que todos los invitados se hayan unido y la reunión haya comenzado, es posible bloquear la reunión para evitar que alguien más se una. Esta opción está dentro del icono de seguridad en los controles de la reunión.
Consejos y trucos en una reunión
Una vez que se haya confirmado los asistentes, proporcionado la agenda de la reunión y designado a alguien para grabar las actas de la junta, es el momento de aprovechar al máximo el software para reuniones.
Zoom proporciona excelentes funciones de reunión para hacer que una reunión profesional sea más interactiva y productiva.
A continuación, se detallan algunas funciones que ayudarán a los patricipantes a aprovechar el tiempo al máximo:
- Compartir la pantalla garantiza que todos pueden ver el contenido en tiempo real y ayuda a quienes toman la minuta
- La anotación permite a los participantes hacer notas o comentarios en una pantalla compartida
- El chat en la reunión permite a los participantes compartir enlaces y archivos adicionales
- Las votaciones son geniales para hacer preguntas de grupo y captar la información en vivo
- Levantar la Mano ayuda a mantener el orden y asegurar que todos tengan la oportunidad de hablar
- Las reacciones permiten una rápida respuesta no verbal en la pantalla
