¿Factura electrónica en la pyme? La factura electrónica es un documento tributario en formato electrónico que reemplaza al papel y tiene el mismo valor legal. Ofrece numerosos beneficios como agilidad en los procesos, ahorro de tiempo y recursos, reducción de costos y mayor seguridad.
Desde 2015 es obligatoria en ventas a la Administración Pública o grandes empresas, y entre 2023 y 2025 lo será en todas las operaciones entre autónomos y empresas con la Ley Crea y Crece. Se emite y recibe en diferentes formatos como PDF, XML y EDIFACT, y cumple con los requisitos legales y fiscales.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento en formato digital que cumple con las mismas características legales y fiscales que una factura en papel. En lugar de ser impresa y enviada físicamente, se emite y recibe en formato electrónico, generalmente en formatos como PDF, XML o EDIFACT.
La factura electrónica en la pyme ha ganado cada vez más relevancia en el ámbito empresarial debido a los beneficios que ofrece. Además de agilizar los procesos de facturación, brinda un ahorro significativo de tiempo y recursos.
Este nuevo formato de facturación permite una mayor seguridad y control en la gestión de los documentos, ya que se utilizan firmas electrónicas y sistemas de encriptación que garantizan la autenticidad e integridad de la información.
Otro aspecto destacado es su capacidad de integración con otros sistemas de gestión empresarial, lo que facilita su tratamiento y almacenamiento. Además, su acceso y almacenamiento son más sencillos, ya que no se necesita ocupar espacio físico para archivarlas, lo cual contribuye al cuidado del medio ambiente al reducir el consumo de papel.
En España, se ha convertido en una obligación en determinados contextos. A partir de 2015 se hizo obligatoria en las ventas a la Administración Pública o a grandes empresas. Y gracias a la Ley Crea y Crece, entre 2023 y 2025 se extenderá su obligatoriedad a todas las operaciones realizadas entre autónomos y empresas.
Ventajas y beneficios de la factura electrónica
La factura electrónica presenta numerosas ventajas y beneficios que hacen de ella una opción altamente beneficiosa para las empresas y autónomos. A continuación, se detallan las principales ventajas que ofrece:
Agilidad en los procesos de facturación
La factura electrónica en la pyme agiliza los procesos de facturación, eliminando la necesidad de imprimir, enviar y archivar documentos en papel. Todo el proceso se realiza de forma digital, lo que permite la transmisión instantánea de las facturas y reduce los tiempos de gestión.
Ahorro de tiempo y recursos
Al eliminar el uso del papel y los procesos manuales asociados a la facturación en papel, la factura electrónica ayuda a ahorrar tiempo y recursos. Se evita la impresión, envío físico y almacenamiento físico de las facturas, lo que reduce costes de impresión, envío postal y utilización de espacio de almacenamiento.
Reducción de costos
El uso de la factura electrónica conlleva una reducción significativa de costos para las empresas. Al eliminar gastos asociados a la impresión, envío postal y almacenamiento físico, se obtienen ahorros económicos importantes a largo plazo.
Mayor seguridad y control
Ofrece mayor seguridad y control en comparación con la factura en papel. El uso de certificados digitales y firmas electrónicas garantiza la autenticidad de los documentos y evita fraudes. Además, se facilita el seguimiento y control de las facturas, ya que se pueden registrar y almacenar de forma electrónica.
Integración con otros sistemas de gestión
Se integra fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que permite automatizar y optimizar los procesos contables y administrativos. Se pueden sincronizar datos con programas de contabilidad, ERP u otros sistemas, lo que simplifica y agiliza la gestión de las facturas.
Acceso y almacenamiento de las facturas
La factura electrónica en la pyme proporciona un acceso rápido y sencillo a las facturas emitidas y recibidas. Se pueden buscar, consultar y recuperar de forma ágil y segura, lo que facilita la gestión y asegura el cumplimiento de los requisitos legales de conservación de documentación.
Contribución al cuidado del medio ambiente
La utilización de la factura electrónica en la pyme ayuda de forma significativa al cuidado del medio ambiente, ya que evita la utilización de papel y reduce la emisión de residuos. Al eliminar la necesidad de papel, se disminuye la tala de árboles y se reduce la contaminación asociada a la producción y transporte del papel.
Obligatoriedad de la factura electrónica en España
En España, la factura electrónica ha adquirido un rol fundamental en la gestión de operaciones comerciales. La utilización de la factura electrónica en la pyme se ha vuelto obligatoria en determinados casos establecidos por la Ley Crea y Crece, con el objetivo de modernizar y optimizar los procesos de facturación en el ámbito empresarial.
Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece establece un marco legal para impulsar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas y fomentar su actividad económica. Dentro de esta ley, se incluye la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en la pyme en todas las operaciones realizadas entre autónomos y empresas. Con esto se busca impulsar la digitalización de los procesos administrativos y facilitar la trazabilidad de las transacciones comerciales.
Operaciones entre autónomos y empresas
La factura electrónica se convierte en un requisito indispensable en todas las operaciones comerciales entre autónomos y empresas. Desde el año 2023, todas las facturas emitidas y recibidas en estas transacciones deben ser en formato electrónico, cumpliendo con los estándares legales y fiscales establecidos. Esta medida busca agilizar los procesos de facturación, reducir costos y mejorar la seguridad y control en estas operaciones.
Administración Pública y grandes empresas
Desde el año 2015, la Administración Pública y las grandes empresas están obligadas a utilizarla en todas las transacciones comerciales. Esto implica que todos los proveedores de estos entes deben emitir sus facturas en formato electrónico, cumpliendo con los requerimientos legales y fiscales establecidos. Esta medida busca simplificar los trámites administrativos, reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia en la gestión de facturas.
Procedimientos para emitir y recibir facturas electrónicas
La factura electrónica ha simplificado y agilizado los procesos de facturación, ofreciendo numerosas ventajas a las empresas. A continuación, te explicamos los procedimientos clave para emitir y recibir facturas electrónicas:
Formatos de factura electrónica recomendados
Existen diferentes formatos de factura electrónica recomendados para su correcta emisión y recepción. Los más utilizados son el PDF, el XML y el EDIFACT. Cada uno de ellos tiene características específicas y está destinado a distintos destinatarios. Es importante elegir el formato adecuado según las necesidades de la empresa y los requisitos del receptor.
Uso de certificado digital reconocido
Para garantizar la autenticidad y la integridad de la misma, es necesario utilizar un certificado digital reconocido. Dicho certificado permite firmar electrónicamente la factura y asegura su validez legal. Asegúrate de obtener un certificado digital reconocido y válido para cumplir con los requisitos establecidos por la normativa vigente.
Firma electrónica de las facturas
La firma electrónica es un elemento fundamental en la factura , ya que garantiza la autenticidad de su origen y su contenido. Utilizando el certificado digital reconocido, se firma digitalmente la factura, lo que le confiere validez jurídica y legal. Asegúrate de seguir los procedimientos adecuados para realizar la firma electrónica de tus facturas de forma segura y fiable.
Almacenamiento y conservación legal de las facturas
La factura electrónica en la pyme también requiere de un adecuado almacenamiento y conservación. Debes asegurarte de cumplir con los requisitos legales en cuanto a la conservación de estas facturas, tanto en formato electrónico como en papel, según lo establecido por la normativa vigente. Además, contar con un sistema de almacenamiento seguro y accesible te permitirá mantener un control eficiente de tus facturas electrónicas y simplificar los procesos de auditoría.
Servicios y entidades relacionados con la factura electrónica
En el ámbito de la factura electrónica, existen diversas entidades y servicios que ofrecen soluciones y recursos para facilitar su uso y gestión. Estos servicios incluyen desde plataformas de emisión y recepción de facturas electrónicas, hasta asesoramiento y herramientas para automatizar los procesos relacionados. A continuación, se presentan dos ejemplos destacados:
Programa ef4ktur de la Diputación Foral de Álava
La Diputación Foral de Álava ofrece el programa ef4ktur, una solución integral y gratuita para la gestión de facturación electrónica. Este programa se encarga de la recepción, validación, registro y contabilización de las facturas electrónicas enviadas por los proveedores hacia la entidad. Además, permite el seguimiento y control de todo el proceso de facturación de manera eficiente y segura.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
En esta sección, responderemos algunas preguntas comunes relacionadas con la factura electrónica.
1-¿Cuáles son los requisitos legales y fiscales de la factura electrónica?
La factura electrónica en la pyme debe cumplir con los mismos requisitos legales y fiscales que la factura en papel. Debe contener los datos de identificación del emisor y receptor, una descripción detallada de los bienes o servicios, el importe total y los impuestos correspondientes. Además debe tener una firma electrónica que garantice su autenticidad e integridad.
2- ¿Qué es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)?
El Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) es una plataforma habilitada por la Administración Pública en España. Permite a los proveedores enviar sus facturas electrónicas a las entidades públicas de forma rápida y segura, asegurando su validez legal. El uso del FACe es obligatorio para las facturas dirigidas a la Administración Pública.
3- ¿Cómo enviar y recibir facturas electrónicas?
Para enviar y recibir facturas electrónicas, es necesario contar con un software o sistema de facturación electrónica adecuado. Este sistema permite generar las facturas en formato electrónico, firmarlas digitalmente y enviarlas a través de medios electrónicos, como el correo electrónico o plataformas específicas. Por otro lado, para recibir las facturas electrónicas de los proveedores, es importante disponer de la infraestructura necesaria para recepcionarlas y almacenarlas correctamente.
4- ¿Cuál es el formato de factura electrónica más utilizado?
El formato de factura electrónica en la pyme más utilizado en España es el Facturae, establecido por la Administración Pública. El formato Facturae utiliza XML y cumple con los requisitos legales y fiscales necesarios. Sin embargo, existen otros formatos aceptados, como el PDF y el EDIFACT, que pueden ser utilizados en función de las necesidades del emisor y receptor de la factura.
5- ¿Qué pasa con las facturas en papel?
Con la implementación de la factura electrónica en la pyme, las facturas en papel van siendo reemplazadas progresivamente. Sin embargo, las facturas en papel emitidas con anterioridad a la obligatoriedad de la factura electrónica deben ser conservadas y presentadas ante la Administración Tributaria cuando sea necesario. Es recomendable migrar hacia este sistema para aprovechar sus beneficios y cumplir con la normativa vigente.
6- ¿Cuáles son los beneficios ambientales de la factura electrónica?
Principalmente la factura electrónica en la pyme contribuye al cuidado del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel. Al eliminar la necesidad de imprimir y enviar facturas en papel, se reduce la tala de árboles y la emisión de gases de efecto invernadero asociados a la producción y transporte del papel. Además, también evita la generación de residuos y la contaminación del agua y el suelo por la eliminación de documentos físicos.
Novedades y tendencias en facturación electrónica
La facturación electrónica continua evolucionando y adaptándose a las necesidades y avances tecnológicos. A continuación, se presentan dos aspectos relevantes en el ámbito de la facturación electrónica:
Actualizaciones en el formato Facturae
El formato Facturae, utilizado ampliamente en España para la emisión de facturas electrónicas, ha experimentado diversas actualizaciones para mejorar su funcionalidad y cumplir con los requisitos legales y fiscales. Estas actualizaciones tienen como objetivo facilitar el intercambio de información entre las partes involucradas y optimizar los procesos de facturación.
Las últimas versiones del formato Facturae incorporan mejoras en la estructura del archivo XML, así como la inclusión de nuevos campos para la identificación de las facturas y la gestión de operaciones específicas como las facturas simplificadas.
Transformación digital en la gestión de facturas
La transformación digital ha impulsado importantes cambios en la gestión de facturas, permitiendo la automatización de los procesos y la integración de la facturación electrónica en la pyme con otros sistemas de gestión empresarial. Las empresas están adoptando soluciones de software especializadas que les permiten gestionar de manera eficiente y segura todas las etapas del proceso de facturación electrónica, desde la generación de la factura hasta su envío y almacenamiento.
Estas soluciones ofrecen funciones avanzadas como la creación automática de facturas, la gestión de pagos y la generación de informes personalizados, lo que contribuye a mejorar la productividad y el control en las operaciones de facturación.
