SERES informa de que la digitalización está tardando en llegar en la gestión de nóminas, contratos y otros documentos que se usan diariamente en las organizaciones.
“Seguimos firmando el documento en papel e introduciendo a mano los datos en los sistemas de gestión internos, lo que supone una gran cantidad de horas de gestión y unos costes económicos que se pueden reducir exponencialmente”, afirma el director de marketing de SERES Iberia y Latam, Alberto Redondo.
Son palabras de un responsable de una entidad en permanente contacto con la gestión administrativa de las empresas. Un indicador claro de que la transformación digital tiene aún un gran recorrido en la mayor parte de los negocios, especialmente los de menor tamaño.
Cada día las empresas gestionan una cantidad muy alta de documentación que debe ser intercambiada y firmada entre diferentes partes, como es el caso de contratos laborales, pólizas, nóminas, cesiones de responsabilidad, contratos de arrendamiento, etc.
En la mayoría de los casos, esta gestión se realiza de manera manual, lo que dificulta y retrasa los procesos contractuales y genera situaciones de inseguridad jurídica, ya que a menudo se inicia la prestación de un servicio sin que esté formalizado.
La e-firma de documentos
Con el objetivo de simplificar estos trámites y hacerlos más ‘digitales’, SERES ha desarrollado Contralia, un servicio SaaS que ofrece a las organizaciones un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieran de un consentimiento de forma manifiesta.
Contralia automatiza todo el proceso de notificación y seguimiento y acumula pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en él. Las posibilidades de simplificar estos procesos y ahorrar costes son especialmente importantes en sectores como la banca, seguros, servicios financieros, Utilities, ETTS, sanidad, reparación de automóviles, construcción, reforma y obras, etc.
Una contratación más ágil con Contralia (SERES)
Contralia simplifica las tareas administrativas, automatizando el proceso y gestionando la documentación de forma más eficiente, al incluir también el intercambio de datos con los sistemas de gestión, eliminando el papel y activando los procesos de backoffice como la contratación y alta de los servicios.
El servicio agiliza los procesos de contratación, ofrece trazabilidad (total o parcial) del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de las empresas, ofrece validez legal y garantía jurídica en la Unión Europea. Además, cumple con Ley Orgánica de Protección de Datos, el Reglamento General de Protección de Datos y el Reglamento eIDAS.
El servicio de SERES permite a los clientes que gestionen de forma masiva los envíos certificados con acuse de recepción, la recepción de documentos por un tercero, la firma electrónica de documentos (pólizas, contratos, nóminas, plantillas, etc.)
Seguro flexible
Contralia se apoya en el sistema «One Time Password», equivalente al usado en PSD2, y facilita un entorno sencillo para la identificación y firma electrónica del destinatario mediante un código de un sólo uso recibido por SMS. Además, se adapta de forma sencilla a diferentes procesos de contratación, independientemente del canal de relación con el cliente (cara a cara, online, en una sucursal, móvil…), y es un servicio de confianza según el Reglamento eIDAS (UE Nº 910/2014), con firma electrónica en la nube o remota, con la intervención de un tercero de confianza (Ley 34/2002).
