La adopción del teletrabajo ha transformado la manera en que las empresas operan, ofreciendo flexibilidad pero también exponiéndolas a nuevos riesgos, como el denominado Shadow IT.
Este fenómeno se refiere al uso de herramientas y aplicaciones no autorizadas que, aunque pueden parecer útiles, representan serias amenazas a la seguridad de la información empresarial.
En este contexto, es crucial que las organizaciones implementen estrategias efectivas para mitigar estos riesgos y proteger sus activos digitales.
Cómo proteger a tu empresa frente al uso de herramientas no autorizadas
En 2025, más del 50% de los trabajadores en España continuará desempeñando sus funciones desde casa. Con ello, se incrementa el uso de aplicaciones y herramientas no autorizadas por los departamentos de tecnología, especialmente durante el verano, cuando los equipos buscan soluciones rápidas y cómodas para trabajar desde ubicaciones remotas.
Shadow IT: una práctica más común de lo que parece
El término Shadow IT hace referencia al uso de software, servicios o dispositivos dentro de una organización sin la aprobación ni el conocimiento del área de tecnología. Aunque muchas veces responde a necesidades operativas o a la falta de herramientas oficiales adecuadas, esta práctica conlleva riesgos severos.
Datos recientes indican que más del 80% de los empleados ha utilizado alguna aplicación no autorizada en su entorno laboral en 2025. Plataformas de almacenamiento en la nube, herramientas de colaboración o servicios de mensajería son algunas de las más frecuentes. Lo preocupante es que muchas de estas soluciones permanecen activas incluso tras el regreso de las vacaciones, fuera del control de la organización.
Consecuencias: desde fugas de datos hasta incumplimientos normativos
Según datos de Gartner, entre el 30% y el 40% del gasto en tecnología de grandes empresas corresponde a soluciones adquiridas fuera del radar del departamento de TI. Esta tendencia, lejos de disminuir, seguirá creciendo: se estima que para 2027, el 75% de los empleados seguirá utilizando servicios digitales no gestionados oficialmente.
Las consecuencias de esta práctica son considerables:
- Fugas de datos sensibles, ya que la información se gestiona en plataformas sin garantías contractuales ni medidas de seguridad.
- Pérdida de control sobre los flujos de información y los dispositivos conectados a la red corporativa.
- Dificultades para cumplir con normativas como el RGPD o el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Francisco Valencia, director general de Secure&IT, explica: “Lo preocupante no es solo que se usen herramientas no autorizadas, sino que muchas veces se comparten datos sensibles o credenciales sin los mínimos requisitos de seguridad. Al volver de vacaciones, estas soluciones siguen activas, pero nadie las controla”.
La amenaza invisible durante el verano
El verano es especialmente propicio para el auge del Shadow IT. Los empleados, trabajando desde segundas residencias o lugares de descanso, buscan alternativas rápidas para seguir conectados. Acceden a documentación corporativa desde cuentas personales, comparten archivos por servicios en la nube públicos o instalan aplicaciones sin validación.
Esta situación puede parecer inofensiva, pero es en septiembre cuando emerge el problema: estas herramientas permanecen operativas, fuera del ecosistema controlado por el departamento de tecnología, exponiendo a la empresa a vulnerabilidades graves.
Medidas preventivas: del inventario digital a la monitorización activa
La buena noticia es que el Shadow IT puede controlarse, pero exige una estrategia proactiva y transversal. Desde Secure&IT, proponen una hoja de ruta clara para minimizar esta amenaza:
- Revisión interna postvacacional: analizar qué herramientas se han utilizado durante el verano y evaluar su legitimidad.
- Inventario de software y dispositivos conectados: conocer qué está en uso en cada departamento.
- Auditoría de flujos de datos: identificar dónde y cómo se almacena y comparte la información.
- Campañas de concienciación: formar a los empleados en riesgos digitales y buenas prácticas.
- Implementación de herramientas de descubrimiento de aplicaciones (CASB) y sistemas de protección de datos (DLP).
Estas soluciones permiten recuperar visibilidad sobre lo que ocurre en el ecosistema digital corporativo y reforzar la seguridad sin entorpecer la productividad.
Una responsabilidad compartida entre empleados y empresa
El combate contra el Shadow IT no puede recaer exclusivamente sobre el departamento de tecnología. Las organizaciones deben fomentar una cultura digital responsable, donde los empleados comprendan los riesgos y cuenten con canales oficiales para solicitar nuevas herramientas.
La transparencia y la comunicación abierta son clave para evitar que los profesionales recurran a soluciones externas por necesidad o desconocimiento.
Secure&IT: referencia en ciberseguridad corporativa
Ante este escenario, Secure&IT se posiciona como aliado estratégico para directivos y responsables de tecnología. Con una visión integral que abarca desde auditorías de seguridad hasta formación y consultoría legal en TIC, su propuesta ayuda a blindar las organizaciones frente a amenazas tan latentes como el Shadow IT.
“En caso de incidente, si una brecha ocurre en una plataforma no registrada, puede pasar desapercibida durante semanas, lo que complica la respuesta, el análisis forense y la notificación legal”, concluye Valencia.
Una amenaza que exige acción inmediata
Las cifras no dejan lugar a dudas: el Shadow IT está aquí para quedarse, y su crecimiento va de la mano con la consolidación del trabajo en remoto. Ignorar este fenómeno no es una opción. Las empresas que deseen mantener su ventaja competitiva y proteger su información deben actuar ya, estableciendo controles, educando a sus equipos y confiando en partners expertos en ciberseguridad.
