El Gobierno ha puesto el foco nuevamente en el control horario laboral. Con la actualización del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas en España deberán adaptarse a un registro digital de jornada obligatorio, verificable y trazable, bajo pena de sanciones que pueden alcanzar los 7.500 euros por infracción.
El objetivo de la nueva normativa es claro: combatir el fraude en las horas extraordinarias no remuneradas, garantizar la transparencia y asegurar que todos los trabajadores —ya sean presenciales, híbridos o en remoto— cumplan con la jornada establecida.
En este nuevo contexto, Factorial, empresa tecnológica especializada en software de gestión de RRHH, ha detallado cinco pasos clave que toda organización debería seguir para adaptarse al nuevo modelo, evitar sanciones y convertir el registro horario en una ventaja operativa.
¿Por qué se endurece el control horario?
Según datos del Ministerio de Trabajo, en España se realizan millones de horas extra sin declarar cada año. Esta práctica no solo perjudica a los trabajadores, sino que genera una competencia desleal entre empresas. Para corregir esta situación, el Ejecutivo refuerza el marco legal existente con nuevas exigencias de digitalización, accesibilidad y conservación de datos.
Además, la Inspección de Trabajo ha anunciado que intensificará la vigilancia, especialmente en sectores con alta carga de horas extra (como hostelería, transporte, logística o atención al cliente).
¿Qué implica el nuevo registro digital de jornada?
El nuevo sistema busca que todas las empresas:
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Usen herramientas digitales homologadas.
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Mantengan los registros durante al menos 4 años.
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Aseguren accesibilidad a trabajadores y representantes legales.
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Integren el control horario con otras áreas como nómina o ausencias.
La ley no solo exige registrar la hora de entrada y salida. También requiere que los datos sean verificables, seguros y auditables, lo que deja fuera a métodos manuales o soluciones informales como hojas Excel o fichajes no centralizados.
1- Implantar un sistema digital obligatorio y verificable
La transición al digital no es opcional. Las empresas deberán adoptar plataformas que permitan registrar la jornada en tiempo real, de forma automática y con trazabilidad completa.
Esto significa que el sistema debe:
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Identificar a la persona.
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Registrar la ubicación (si aplica).
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Almacenar los datos de forma segura durante 4 años.
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Evitar manipulaciones posteriores.
Factorial recomienda elegir software que permita fichar desde múltiples dispositivos (PC, móvil, tablet) y que ofrezca integraciones con otros sistemas de RRHH.
2- Unificar el registro para todos los modelos de trabajo
Las empresas híbridas o con trabajo remoto tienen un reto añadido: unificar el registro sin importar desde dónde trabaja cada persona.
El nuevo marco exige coherencia. No vale con tener un sistema para la oficina y otro para el teletrabajo. La mejor solución es implantar un solo canal para todos, centralizado, accesible y adaptable.
Este enfoque reduce errores, elimina duplicidades y facilita las auditorías internas o externas.
3- Informar con transparencia a los empleados
Uno de los errores más comunes al implementar sistemas de control horario es no explicar su finalidad. Esto genera desconfianza, resistencia al cambio e incluso conflictos con los sindicatos.
La solución es anticiparse con una política interna clara:
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¿Por qué se implanta el sistema?
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¿Qué datos se recogen?
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¿Quién puede acceder?
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¿Cómo se garantiza la privacidad?
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¿Qué obligaciones legales existen?
Una comunicación abierta y constante es clave para lograr que el sistema sea aceptado y utilizado de forma efectiva.
4- Integrar el control horario con nómina y gestión de ausencias
La digitalización solo aporta valor si los sistemas están conectados. En este caso, unir el control horario con las herramientas de gestión de nómina y ausencias permite:
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Calcular automáticamente las horas extra.
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Evitar errores en el cierre de nómina.
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Registrar vacaciones, bajas y permisos de forma coordinada.
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Generar informes auditables sin esfuerzo manual.
Esto no solo ahorra tiempo administrativo, sino que reduce errores que podrían derivar en sanciones o conflictos legales.
5- Realizar auditorías internas periódicas
Aunque el sistema esté automatizado, es clave establecer controles regulares. Las auditorías internas permiten:
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Detectar fichajes incorrectos o incompletos.
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Asegurar que todos los empleados usan el sistema correctamente.
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Verificar el cumplimiento de los descansos obligatorios.
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Tener la documentación lista ante una inspección.
Una auditoría mensual o trimestral puede evitar sanciones graves y reforzar la cultura de cumplimiento dentro de la empresa.
El impacto del cambio: legal, operativo y cultural
Este nuevo marco normativo no solo es un cambio técnico, sino una transformación cultural. Pasamos de un control manual, informal o reactivo a un modelo proactivo, automatizado y transparente.
Según Emma Sesmero, VP of Product en Factorial, “cumplir con el registro horario no es solo una obligación legal: bien implementado, mejora la transparencia, aumenta la confianza y hace que los equipos trabajen de forma más eficiente”.
La implementación de este sistema es también una oportunidad para mejorar procesos, reducir el estrés administrativo y elevar la confianza entre trabajadores y dirección.
¿Qué sectores deben prepararse con más urgencia?
Aunque la ley aplica a todas las empresas, hay sectores especialmente expuestos al riesgo de sanción:
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Hostelería y restauración.
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Distribución y retail.
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Transporte y logística.
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Centros de atención al cliente.
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Startups tecnológicas con cultura flexible.
En estos entornos, es común que existan jornadas desiguales, teletrabajo sin control o acuerdos informales que pueden entrar en conflicto con los nuevos requerimientos legales.
Anticiparse para evitar sanciones
La actualización del registro de jornada marca el inicio de una nueva etapa en la gestión del tiempo de trabajo. Las empresas que se adapten a tiempo evitarán sanciones, pero además ganarán en eficiencia y credibilidad.
Los cinco pasos propuestos por Factorial —digitalización, unificación, comunicación, integración y auditoría— ofrecen un marco práctico para cumplir la ley sin fricciones.
En un entorno cada vez más regulado, la automatización del control horario se convierte en una inversión necesaria, no solo para evitar multas, sino para construir una organización más profesional, justa y preparada para el futuro.
