La gestión documental de hoy se realiza desde el ámbito digital, pero no hay que olvidar que actualmente existen una gran cantidad de datos que se imprimen en papel. Cierto es que la eliminación del papel es una obsesión para muchas empresas, pero no menos cierto es que a día de hoy la necesidad de tener en formato físico un documento importante sigue vigente en la mayoría de las oficinas.
De la misma forma en que se acumula mucha basura digital en ordenadores, discos duros o en la nube, cajones y estanterías de las sucursales están abarrotados de papeles impresos que podrían ser desechados sin que nadie los eche en falta. Conviene hacer limpieza ya sea por ganar espacio, por cuestiones de sostenibilidad o por cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). En este punto, la destrucción confidencial de documentos resuelve de un plumazo estas cuestiones.
Mucho se habla de los retos de la Ley y la privacidad de datos con las herramientas digitales, pero bien poco de su aplicación en soportes físicos. Pero la ley lo abarca todo, estableciendo claramente que cualquier dato personal que deje de ser útil para su finalidad original debe ser destruido de forma segura. Y el incumplimiento de este mandato puede derivar en sanciones económicas que oscilan entre los 40.000 y los 600.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
La destrucción de documentos como responsabilidad legal
Por tipos de compañías, el reto de la destrucción de documentos lo tienen especialmente las pequeñas y medianas, en las que no suele haber un protocolo claro para la eliminación de documentos sensibles. Al margen de las multas económicas a las que se puedan enfrentar, el riesgo que conlleva la acumulación de papel se traduce en posibles filtraciones, accesos indebidos o usos malintencionados de la información.
Las hojas olvidadas en impresoras, archivadores accesibles a personal no autorizado o contenedores sin medidas de seguridad pueden ser la antesala de una brecha de seguridad sancionable. Y como el mundo digital está tan cercano con el físico o presencial, cualquier hecho de los anteriores pueden derivar en un ciberataque en toda regla.
La correcta destrucción de documentos también es una cuestión de reputación y confianza. Clientes, proveedores, empleados y socios esperan que su información sea tratada con la máxima responsabilidad. Fallar en este aspecto no solo supone un problema legal, sino también un daño a la imagen de la empresa difícil de reparar.
Una solución profesional, segura y respetuosa con el medioambiente
Frente a esta realidad, cada vez son más las organizaciones que confían en empresas especializadas en la destrucción certificada de documentos, un servicio que va mucho más allá de triturar papel. Esta solución garantiza la eliminación total de todo tipo de documentación, cumpliendo con los estándares más exigentes en materia de seguridad y normativa vigente.
Una empresa especializada en este ámbito ofrece a sus clientes un servicio integral que comienza con la recogida segura de los documentos —en contenedores precintados y con trazabilidad completa— y finaliza con la emisión de un certificado oficial de destrucción, un documento que exime legalmente a la empresa cliente de cualquier responsabilidad posterior. En la capital, por ejemplo, es muy fácil dar con una entidad que se dedique a la destrucción de documentos en Madrid.
Además, estos servicios incluyen la clasificación y reciclaje de residuos de forma respetuosa con el medioambiente, cerrando así un proceso responsable no solo con la ley, sino también con el entorno.
Beneficios de externalizar la destrucción documental
Delegar este proceso a una empresa especializada tiene múltiples ventajas. En primer lugar, permite a la empresa cliente centrarse en su actividad principal, sin tener que dedicar recursos humanos ni materiales a un proceso delicado. En segundo lugar, garantiza la seguridad jurídica, al asegurar que se cumple con todos los requisitos de la LOPD y el RGPD.
A ello se suma un valor añadido muy relevante: la sostenibilidad. Las empresas responsables no solo destruyen el papel, sino que gestionan los residuos generados de forma ecológica, reciclando materiales y contribuyendo a la economía circular.
¿Qué tipo de documentos deben destruirse?
Descrita toda la teoría, en la práctica ¿qué tipo de documentos son susceptibles de ser destruidos? En principio, se debe eliminar toda aquella documentación que contenga información personal, económica, laboral, médica o confidencial. Algunos ejemplos habituales son:
- Nóminas, contratos, partes médicos, bajas o altas laborales.
- Facturas, extractos bancarios, presupuestos o informes de contabilidad.
- Currículums, solicitudes, informes de desempeño o evaluaciones de personal.
- Documentación comercial, acuerdos con clientes, estrategias de negocio.
- Documentos de identidad, certificados, permisos o registros administrativos.
Incluso documentos aparentemente inofensivos pueden contener datos suficientes para poner en riesgo la privacidad de personas o la seguridad de la empresa. De ahí la importancia de aplicar un criterio riguroso y preventivo.
