El verano ya se encuentra entre nosotros y el debate sobre el registro horario vuelve a escena debido a la reforma planteada por la vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz. La titular señaló que la nueva ley entraría en vigor por estas fechas y lo cierto es que muchas empresas todavía están pendientes de adaptar sus sistemas a esta reforma.
La propuesta, que modificaría el actual Real Decreto-ley 8/2019, persigue reforzar los mecanismos de control sobre el tiempo de trabajo y aumentar la transparencia en aspectos especialmente sensibles como las horas extraordinarias, la trazabilidad de los registros o el acceso de la Inspección de Trabajo a la información.
Adaptarse antes para evitar riesgos con la reforma del registro horario
Para Joan Pons, CEO de WorkMeter, especializada en soluciones digitales de registro horario y productividad, el principal riesgo de las empresas ante la entrada en vigor de la reforma reside en la falta de preparación. Según explica, muchas compañías todavía utilizan sistemas que podrían quedar obsoletos con la nueva norma. A su juicio, la ventaja es que la adaptación no requiere necesariamente grandes inversiones ni cambios disruptivos.
El experto se detiene en los 4 puntos más importantes del nuevo registro horario para empresas y sobre el que debería trabajar las organizaciones para poder adaptarse a la ley:
1 Digitalización obligatoria
Entre las novedades más relevantes destaca la obligatoriedad de utilizar sistemas digitales para registrar el tiempo de trabajo. Mientras que la normativa vigente permite diferentes formatos, incluyendo registros manuales, el nuevo texto eliminaría esta flexibilidad y exigiría que toda la información se gestione mediante plataformas digitales.
Esta medida supondría la desaparición definitiva de los registros en papel y de otros sistemas considerados insuficientes para garantizar la integridad y trazabilidad de los datos. La digitalización se convierte así en el eje central de la reforma, no solo por razones de control, sino también por la necesidad de facilitar el acceso inmediato a la información y mejorar la capacidad de supervisión por parte de las autoridades laborales.
2 La trazabilidad, otro de los grandes cambios
Otro de los aspectos que introduce el borrador es la obligación de registrar cualquier modificación realizada sobre los datos horarios. La propuesta establece que toda alteración deberá quedar documentada, identificando quién la realizó y cuándo se produjo. El objetivo es evitar manipulaciones posteriores y garantizar la fiabilidad de la información almacenada.
Este principio de trazabilidad representa un cambio significativo respecto a algunos sistemas actualmente utilizados, donde determinadas modificaciones pueden efectuarse sin dejar un historial detallado de las actuaciones realizadas.
3 Más información sobre la jornada laboral
La futura regulación también amplía el contenido mínimo que deberá reflejar cada registro. Además de la hora de inicio y finalización de la jornada, las empresas tendrían que incorporar información relativa a las pausas realizadas, la modalidad de trabajo desarrollada —presencial o a distancia— y la tipología de las horas registradas.
Con ello, la Administración busca disponer de una visión más completa de la actividad laboral real y facilitar la detección de posibles incumplimientos relacionados con el tiempo de trabajo efectivo.
4 Acceso inmediato para la Inspección de Trabajo
La conservación y disponibilidad de los registros constituye otro de los pilares de la reforma. El borrador mantiene la obligación de conservar la documentación durante un periodo mínimo de cuatro años, pero añade un requisito adicional: la posibilidad de que la Inspección de Trabajo pueda acceder de forma inmediata y remota a toda la información. Esta exigencia refuerza aún más la necesidad de contar con sistemas digitales capaces de almacenar, organizar y facilitar el acceso a los registros de manera segura y eficiente.
