En el marco del Congreso Prevencionar, Ana I. López, Directora de Operaciones de Q-safety by Quirónprevención, destaca el papel de QUIOO, la plataforma digital creada para transformar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). Desarrollada por profesionales con más de 25 años de experiencia en prevención, QUIOO combina automatización, trazabilidad y atención personalizada para reducir la carga burocrática y optimizar los procesos de seguridad laboral.
—
El último Congreso Prevencionar ha servido, entre otras cosas, para impulsar la plataforma Quioo por parte de Quirónprevención. ¿Cómo define el papel de Quioo en la transformación digital de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y qué gap viene a cubrir en el mercado?
En la era de la IA es impensable que una empresa dedique su tiempo a intercambiar de manera manual la documentación de cualquier proceso. La CAE es mucho más que un intercambio documental, pero esa gestión en ocasiones tediosa, puede reducirse de manera exponencial con la ayuda de QUIOO. Actualmente en el mercado existen diferentes software CAE, pero con QUIOO vamos más allá, está desarrollado por Profesionales de la Prevención con más de 25 años de experiencia. Trabajamos junto con los Departamentos PRL de los clientes en ayudar a que su CAE sea lo más eficiente posible. No hay ningún software en el mercado con el equipo y la experiencia en Prevención con la que contamos en Quirónprevención.
QUIOO va más allá de un software CAE: está desarrollado por expertos en prevención y se adapta a cada cliente
El valor diferencial de este software CAE
¿Cuál es la propuesta de valor de Quioo frente a otras plataformas de CAE del mercado?
Somos flexibles, cada cliente es único, cada proveedor es único, cada centro de trabajo es único, esto permite personalizar y adaptar la CAE a la realidad.
QUIOO está ligado al SPA de Quirónprevención, esto facilita la gestión no solo a sus clientes, sino también a los proveedores que se benefician de ello y a los que les reduce la gestión de subida de documentos notablemente.
Un 60% de los técnicos de PRL no están en campo por la burocracia en la que están inmersos
¿Cómo gestiona Quioo la trazabilidad y el gobierno del dato (propiedad, custodia, logs, auditoría, etc.)?
Las políticas de calidad y seguridad de QUIOO deben cumplir las del Grupo QUIRÓNSALUD. Imagine la alta exigencia a todos los niveles, principalmente en cumplimiento de la ISO 27001 Seguridad de la información, o con el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.
La versatilidad de la plataforma QUIOO en la CAE
La CAE no es igual en una obra de construcción que en un hospital. ¿Cómo se parametriza Quioo para adaptarse a realidades tan distintas manteniendo su esencia?
No tiene nada que ver la documentación CAE entre un sector y otro. Tampoco las particularidades de confidencialidad de los documentos a la hora de visualizarlos. Trabajamos con información sensible y no cualquiera puede tratarla. Hemos desarrollado procesos específicos para la tranquilidad de los clientes en este sentido, como el Rol revisor de documentos sensibles que puede verse en QUIOO.
La automatización de esta herramienta y los beneficios que aporta no quita para que uno de los mensajes en el Congreso sobre la CAE sea la excesiva burocracia que implica. ¿Este tema tiene solución o hay que seguir confiando en la tecnología para facilitar las cosas?
La tecnología nos ha agilizado nuestro trabajo, impensable no contar con ella. Si decidiéramos no utilizarla, estaríamos simplemente mirando para otro lado y retrocediendo décadas. Como personas y como profesionales de la PRL necesitamos dedicar nuestro esfuerzo a otro tipo de tareas que se dejan de lado en la CAE por falta de tiempo y recursos.
¿Tienen cuantificado el tiempo que dedican los técnicos en PRL a la gestión documental y las actividades de valor que se estarían perdiendo debido a los trámites de CAE?
La experiencia al tratar con tantos clientes nos lleva a pensar que un 60% de los Técnicos de PRL no están en campo por la burocracia en la que están inmersos.
Respecto a la innovación, la IA es una oportunidad para entidades como la suya. ¿Están integradas ya en Quioo funcionalidades de Inteligencia Artificial?
En Quirónprevención apostamos por la innovación y cómo no, la IA está presente en QUIOO, pero sin perder en ningún momento nuestra atención personalizada con nuestros gestores, muy valorada por nuestros clientes. Son compatibles IA y personas para conseguir mejores resultados.
La tecnología no sustituye a las personas; IA y atención personalizada son compatibles
La herramienta cuenta ya con un número importante de clientes. ¿Cuáles son los valores que más destacan sobre la plataforma? ¿Algún caso de éxito quiera reflejarnos?
Un éxito a destacar en este tiempo son las migraciones de clientes desde otras plataformas, un reto ya que los clientes son reacios a los cambios y una vez que deciden cambiar a QUIOO nos felicitan por la versatilidad de la plataforma.
Clientes especialmente grandes como Tragsa con los que hemos trabajado intensamente y estamos muy contentos con los resultados.
¿En qué consiste y qué duración tiene un proceso con un cliente que quiera implantar su gestor documental?
Desde el primer contacto, analizamos la situación del cliente, si necesita migrar o si empiezan de cero. Aconsejamos a los clientes que aprovechen el momento del cambio para profesionalizar lo más posible su procedimiento CAE. Todo ello gracias a la flexibilidad de QUIOO, porque no todos los proveedores tienen los mismos riesgos y por tanto los mismos documentos.
Este proceso se adaptada a la necesidad del cliente sin perder de vista la agilidad que necesitan. La implantación depende del tamaño, pero gracias a nuestros procesos de cargas masivas agilizamos los tiempos. Nuestros gestores acompañan a los clientes en todo el proceso y se encargan de la parte burocrática para que este proceso sea lo más cómodo posible para el interlocutor de la empresa.
En seguridad y salud laboral, la confianza del cliente se construye a base de datos, cumplimiento y acompañamiento
¿Qué tipo de soporte o actualizaciones ofrecen una vez que se haya producido la implantación del software?
Es uno de nuestros puntos fuertes, el gran equipo humano y atención personalizada, sin costes extras. Creemos en ello y así nos valoran los clientes. Un Gestor acompaña a cada cliente durante su contrato y nuestro Soporte con el Call Center está a disposición de los proveedores enfocado a atender sus consultas, puesto que son ellos los que más sufren en este proceso.
Efectividad en el control de accesos en un evento
¿Qué relación tiene el Control de Accesos con una CAE efectiva?
El control de accesos realmente es la parte “física” de la aplicación del cumplimiento de la gestión documental de la CAE.
Podemos llegar hasta donde el cliente nos permita, no solo delimitando el acceso a un centro de trabajo, sino a una zona dentro de un centro de trabajo que esté restringida por riesgos como espacios confinados o en zonas restringidas por uso de productos químicos.
¿En qué eventos puede aportar un valor añadido este servicio?
Trabajamos en Eventos de manera recurrente con clientes, no solo con QUIOO sino con nuestro equipo de Técnicos y oficina técnica. QUIOO complementa estos servicios gestionando la documentación del evento y el control de acceso.
Gracias a QUIOO, reducimos hasta en un 40% los tiempos de validación documental y mejoramos la trazabilidad de procesos
Aprovechando su presencia en Prevencionar, ¿qué otras dos o tres ideas clave nos puede trasladar tras la celebración del congreso?
Prevencionar viene a reforzar que la implicación de las empresas en Prevención está afianzada, aunque no es suficiente. El lema “La prevención que necesitamos” atendiendo a las nuevas tendencias como la Sostenibilidad y prevención ambiental, Transformación digital y trabajo híbrido, la Inteligencia Artificial, Bienestar emocional y salud mental, etc. nos marca el camino, pero aún queda mucho trabajo por delante.