La factura electrónica es ya una realidad en multitud de países de la UE y, sin embargo, en España parece que no termina de haber una fecha definitiva para su implantación. Sea cuando sea, lo que es un hecho probado es que la digitalización de la facturación se presenta como un proceso fundamental para mejorar la eficiencia y competitividad de las empresas, independientemente de su obligatoriedad o no.
Recientemente, en Cegid se publicó el estudio “Fotografía de la pequeña asesoría: Hacia un futuro inteligente” donde se revelaba que el 40% de los asesores ya han implementado la factura electrónica en sus despachos. Y entre aquellos que aún no la han implementado, un 41% admitió que les gustaría haberlo hecho ya, pero la falta de tiempo, entre otros motivos, se lo había impedido.
Estos datos destacan la creciente adopción de esta tecnología y subraya la necesidad de que el resto de los profesionales sigan la misma línea. Implementar la factura electrónica antes de que sea una obligación legal proporciona una ventaja competitiva significativa. Las empresas y asesores que se anticipan a las normativas y adoptan tecnologías innovadoras son percibidos como líderes en su sector. Además, estar preparado para cambios legislativos futuros minimiza el impacto y el coste de adaptación cuando finalmente sea obligatorio.
¿Por qué implementar la factura electrónica en España cuanto antes? Menos morosidad, automatización y transparencia
Es importante conocer y cumplir con la legislación vigente, pero no es lo más relevante. En este sentido, si un proveedor se enfoca únicamente en el cumplimiento, está ignorando los verdaderos beneficios que puede ofrecer la facturación electrónica, como pueden ser la eficiencia, la reducción de costes o la mejora en la gestión de datos.
La digitalización agiliza y automatiza todos los aspectos del proceso de facturación. Mediante la cumplimentación automática de los datos en cada documento, los empresarios y asesores que emplean la factura electrónica han logrado reducir significativamente el tiempo y los recursos dedicados a esta labor, además de minimizar los errores humanos.
Por otro lado, para ese 40% de asesores que ya utilizan la factura electrónica, la gestión financiera ha mejorado notablemente. La capacidad de integrar las facturas electrónicas en sus ERP y otros sistemas de gestión financiera proporciona una visión más clara y en tiempo real de la situación económica, tanto de su propia empresa como las de sus clientes. Lo que les permite llevar a cabo una toma de decisiones más informada y oportuna, aportando a sus clientes mayor valor en el servicio ofrecido.
Un detalle a tener en cuenta también es que la implementación de la factura electrónica mejora las relaciones con proveedores y clientes. Numerosas empresas optan por colaborar con aquellas que emplean facturación electrónica, para simplificar sus propios procesos administrativos. Desde el punto de vista de los clientes es fundamental seleccionar una asesoría o despacho que haya digitalizado ya su facturación, puesto que asegura una gestión más eficiente y ágil de los procesos. Además, esta digitalización proporciona un acceso fácil y seguro a la información financiera, promoviendo una mayor transparencia y confianza en la relación cliente-asesoría.
Por otra parte, se ha demostrado que, en otros países, la implementación de la factura electrónica ha disminuido la morosidad. Esto es un grave problema en España donde, de hecho, más del 70% de las facturas se pagan fuera del plazo establecido, acumulando más de 200 millones de euros en deuda comercial. Una situación que obliga a muchas pymes a solicitar créditos o, incluso, tener que enfrentarse al cierre debido a la falta de liquidez en sus relaciones comerciales.
Por último, aunque la legislación aún no requiera la factura electrónica en España, muchos estándares de cumplimiento ya reconocen su valor. Estas pueden almacenarse y recuperarse de manera más segura que cualquier otro formato, facilitando el cumplimiento con posibles auditorías y procesos fiscales. Además, al utilizar un software contable y de facturación, nos aseguramos que siempre cumpliremos con la normativa vigente en estas cuestiones, ya que uno de los principales beneficios de estos programas es su capacidad para actualizarse automáticamente.
En definitiva, la factura electrónica se presenta como una herramienta esencial para cualquier organización que busque mejorar su eficiencia, transparencia y asociaciones con otros actores del mercado.