Trabajar en equipo es una manera de que todo el grupo de trabajo persiga y consiga los objetivos. Incentiva la productividad, y es que cada miembro tendrá que gestionar una determinada tarea y cumplir con ciertas obligaciones.
Antes del año 2000, trabajar en grupo desde fuera de la oficina se habría considerado impensable. Ahora, gracias a lo mucho que han mejorado las tecnologías y las telecomunicaciones, el teletrabajo es posible.
Cada miembro del grupo podría estar en un lugar diferente del mundo, y aun así tener un buen rendimiento.
Pero es muy importante elegir las mejores herramientas para trabajo en equipo: deberían contar con todas las funciones que se necesitan, dependiendo del modelo de negocio, facilitar la creación de comentarios y anotaciones, integrar elementos gráficos, adaptarse a dispositivos móviles, entre otras prestaciones.
Sin más dilación, vamos a ver un listado de aquellas más recomendadas por los expertos:
Selección de las herramientas más recomendadas para trabajo en equipo:
1. Notion
Notion es una potente herramienta que incluye más funciones de las que nos pensamos. Se utiliza para la creación y gestión de flujos de trabajo, además de para la documentación de procesos.
Esto te puede servir para agilizar el tiempo en el que se lleva a cabo cada tarea. Por ejemplo, imagina que debes delegar cierta a actividad a un empleado.
En lugar de tener que explicarle, paso por paso, el proceso que se debe seguir o las herramientas a utilizar, es posible mandar a esta persona al recurso correspondiente en Notion, en donde encontrará la información correspondiente.
Es posible utilizar todo tipo de recursos para documentar cada evento: desde texto, imágenes, pantallazos, incluso hasta vídeo.
La idea de Notion es crear una interfaz sencilla en la que cada miembro del equipo no tenga que haber hecho un máter para entenderla.
Estas son sus 3 ventajas por excelencia:
- Multiedición: varios usuarios pueden visualizar y editar los documentos al mismo tiempo. Esto permite ahorrar tiempo y evitar la redundancia de ciertos datos.
- Intuitiva: su interfaz es bastante intuitiva, aunque hará falta algo de aprendizaje para dominarla al completo.
- Integración con slack: Se puede integrar con Slack. Si quieres saber porque es tan interesante esta herramienta, la describiremos más adelante.
2. Trello
Otra interesante herramienta para mejorar el trabajo en equipo de cualquier entidad. Contribuye a coordinar diferentes proyectos y a facilitar la planificación de los mismos.
Los usos que se le pueden dar a Trello son muy variados: por ejemplo, podría emplearse para anotar nuevas ideas, para controlar los proyectos que tenemos con cada cliente, para controlar el calendario de nuestro negocio, etc.
Su interfaz se centra en los tableros. Estos tableros los puede crear cada usuario y pueden ser, o bien particulares, o bien se pueden compartir con el resto del equipo. Por ejemplo, si necesitas crear un determinado proyecto y compartirlo con el equipo en un determinado momento, lo podrá hacer con tan solo un par de clics.
Cada uno de los tableros se puede personalizar con todo tipo de detalle: en los mismos podremos crear tareas (nombre, características y plazo de finalización), subir archivos a cada uno de ellos, agregar comentarios y establecer un canal de comunicación directo con aquellas personas con las que decidas compartirlos.
Estas son las 3 ventajas por excelencia de Trello:
- Fácil de utilizar: está considerada por muchos equipos de trabajo como una de las herramientas para trabajar en equipo más fáciles de utilizar.
- Sistema de uso basado en tableros: el concepto puede parecer algo extraño en un primer momento, pero lo cierto es que crear y gestionar tableros no podría ser más sencillo.
- Alta personalización: puedes crear tableros, asignar tareas, delimitar plazos, subir archivos, establecer comunicación directa con cualquier miembro del equipo, y mucho más.
3. Google Sites
Google ofrece muchas herramientas para fomentar el trabajo en equipo, pero Google Sites es el que se lleva el premio. Se le considera como una alternativa a Notion, ya que muchas de las funciones que nos ofrece son muy similares.
En Google Sites no encontraremos limitaciones en cuanto a espacio de almacenamiento se refiere; no tendremos que estar pagando por planes para ampliar el espacio.
Es completamente gratuito y se puede utilizar desde el teléfono móvil sin complicaciones.
Aquí tienes 3 de sus ventajas más destacadas para que empieces a usar la herramienta:
- Gestión de ficheros al mismo tiempo: tal y como ocurría con Notion, con Google Sites también es posible consultar y editar el mismo archivo por diferentes usuarios sin que existan errores.
- Integración: estamos hablando de Google, por lo que todas sus herramientas se encuentran debidamente integradas. Por ejemplo, Google Sites se integra a la perfección con Google Calendar, de tal manera que podremos llevar un mejor control sobre las citas y tareas.
- Videoconferencias: nos permite hacer videoconferencias en vivo, iniciar sesiones de chat, organizar reuniones con todo el equipo de trabajo, entre otras vías de comunicación.
4. Slack
Queremos concluir este artículo con las mejores herramientas para trabajo en equipo con Slack. Es un software que nos da la oportunidad de diseñar entornos de trabajo para que se puedan mover en ellos todos los miembros del equipo, así como colaboradores puntuales.
Cada grupo permite la adicción de distintos canales para tratar distintos temas. Esto es muy útil, por ejemplo, si un determinado grupo de trabajo tiene que entregar varios proyectos. Podrían crearse varios canales con el nombre de cada proyecto, así evitaríamos mezclar la información y evitar confusiones.
Se integra tanto con Notion, como con las herramientas más populares de Google (como Google Docs o Google Drive).
Se puede trabajar con Slack a través de su versión gratuita… pero si queremos evitarnos más de una limitación que puede complicar nuestro trabajo, lo más recomendable es que utilicemos los planes de pago.
Estas son algunas de sus prestaciones:
- Facilita la comunicación: te permite mandar fácilmente cualquier mensaje a todos los miembros del equipo.
- Creación de canales: cada grupo permite crear diferentes canales para discriminar ciertas conversaciones.
- Integración: se integra con muchas herramientas.
Prueba con estas 4 herramientas para trabajo sen el equipo y verás cómo les sacas rendimiento.