La respuesta corta es sí, pero antes de que cunda el pánico, lo matizamos en este artículo.
Las actuaciones de Inspección de Trabajo en materia de registro horario digital tendrán como objetivo las actitudes y prácticas de las empresas, no de los empleados.
¿En qué situación deja esto a empresarios y trabajadores cuando estos últimos se olvidan de fichar? ¿Existen métodos o protocolos que permitan evitar o subsanar estos olvidos?
Olvidarse de fichar: un problema recurrente
Existen estudios que señalan que hasta un 80% de los registros horarios de los trabajadores deben corregirse.
La Inspección de Trabajo y la propia normativa asumen que los olvidos van a seguir existiendo (un trabajador se queda sin batería, hay un fallo técnico o simplemente un despiste).
Por ello, los olvidos se pueden corregir, pero para cumplir con la nueva exigencia de inmutabilidad, las correcciones funcionarán a través de la trazabilidad (logs):
- El registro original (o la ausencia del mismo) se queda guardado y bloqueado.
- La corrección se añade como una «capa» o evento nuevo encima de ese registro.
- El sistema guarda un historial (log) de quién hizo la corrección, en qué fecha y hora exacta se hizo, y cuál fue el motivo justificado.
Es decir, no está prohibido corregir un fichaje erróneo a causa de un olvido. Lo que estará terminantemente prohibido y duramente sancionado es la manipulación opaca. Es decir, entrar al sistema, borrar la hora real a la que salió el empleado y sobrescribirla con su hora teórica eliminando el dato original.
¿De quién es la responsabilidad si un empleado olvida fichar?
Tranquilidad. Inspección de Trabajo no va a sancionar los olvidos puntuales, pero sí los registros horarios incorrectos recurrentes.
En este sentido, el empresario tiene la obligación de proporcionar a los empleados un sistema de fichaje válido y de supervisar que el registro de jornada se realiza de manera correcta.
Por ello, la responsabilidad siempre va a recaer sobre la empresa, nunca sobre el empleado.
Lo que sí puede hacer la empresa si un empleado se olvida de fichar o ficha erróneamente su jornada de manera reiterada es abrir un procedimiento sancionador interno, sin que eso la exima de las sanciones que pueda recibir por parte de los inspectores del Ministerio de Trabajo.
La solución: un software que permita implementar una política interna de control horario robusta
Tener una aplicación para fichar no es suficiente. La normativa es clara: para que el registro de jornada sea válido ante una Inspección de Trabajo, tienes que definir e implementar una política interna de control horario obligatoriamente. Sin unas reglas claras que respalden el uso de la herramienta, cualquier software se queda cojo.
Algunos software de control horario como Kronjop se están adelantando a esta realidad. La diferencia es que no te deja solo ante un documento en blanco, sino que ayuda a elaborar e implementar esa política interna desde el minuto uno de su configuración inicial.
El sistema te guía para que las reglas de tu empresa queden directamente integradas en la herramienta a través de funcionalidades concretas como parametrización de pausas, definición de márgenes de cortesía, gestión restrictiva de horas extras y trazabilidad de incidencias
Por otro lado, incluye medidas proactivas para evitar los olvidos como notificaciones push mediante IA, avisos por geofencing (perímetro) o alertas de turnos huérfanos.
El error humano a la hora de registrar la jornada va a seguir existiendo; es una realidad ineludible con la que toda empresa debe convivir. Sin embargo, recuerda: lo que la Inspección de Trabajo penaliza de forma contundente no es el despiste puntual de un trabajador, sino la falta de control, la dejadez organizativa y la manipulación opaca de los datos por parte de la compañía.